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El motor principalUna matriz de aprobación que define su organización, no una que le imponemos
Cada contrato que pasa por Contrayo se verifica según las propias reglas de enrutamiento de su organización (tipo de contrato, valor, jurisdicción, la entidad legal y la unidad de negocio a la que pertenece) y el motor decide quién debe aprobarlo y cómo se firma. Cambie las reglas y el siguiente contrato se enrutará de forma diferente. Los que ya están en curso siguen ejecutándose según las reglas que estaban vigentes cuando comenzaron.
Versionado por diseño
Una política no es un único flujo de trabajo mutable, sino una instantánea versionada: cada plantilla, cada regla de enrutamiento, cada paso, cada actor designado, creados juntos como una sola versión de la política. Editar una política significa clonar la versión actual hacia una nueva y publicarla. La versión anterior no desaparece ni se sobrescribe; un contrato ya enrutado bajo ella sigue ejecutándose según esas mismas reglas. Eso es lo que le permite responder "por qué se enrutó este contrato de esa manera en marzo" meses después de que la política haya cambiado.
Cómo un contrato encuentra su plantilla
Una versión de política contiene varias plantillas de flujo de trabajo, cada una clasificada por prioridad. Las plantillas se verifican en ese orden, y gana la primera que coincide, evaluada según la forma real y actual del contrato, no una suposición.
Tipo de contrato y valor
Coincide según el tipo de contrato y un umbral de valor con su moneda. Todavía no hay conversión entre monedas: un umbral establecido en USD solo se evalúa frente a contratos valorados en USD.
Jurisdicción
Un criterio sencillo que cualquier plantilla puede requerir.
Unidad de negocio y entidad legal, con reconocimiento de la jerarquía
Ambas son jerarquías de profundidad arbitraria que varían de forma independiente y que su organización modela por sí misma. Una regla escrita para una unidad de negocio o entidad principal también coincide con todo lo que está debajo de ella, no solo con un nodo exacto, de modo que una sola regla cubre toda una división sin tener que enumerar cada subunidad manualmente.
Contrato principal aprobado
Un contrato puede heredar el tratamiento de enrutamiento de un contrato principal ya aprobado, por ejemplo, una orden de trabajo (SOW) bajo un acuerdo marco (MSA) rector, en lugar de ser enrutado como si fuera independiente.
Dentro de una plantilla, varias filas de criterios se combinan con un operador OR, y cada campo definido en una sola fila debe coincidir; un campo dejado en blanco en esa fila actúa como comodín. La ausencia de una plantilla coincidente es un resultado real y visible que el motor informa, no un contrato que pasa desapercibido en silencio.
Pasos secuenciados, ejecutados en paralelo o en orden
Los pasos se ejecutan en orden secuencial ascendente. Los pasos que comparten un número de secuencia se ejecutan en paralelo: dos aprobaciones en paralelo, luego una validación secuencial y después firmas en paralelo, expresado con un número de secuencia por paso y nada más elaborado.
Aprobación
Un actor puede aceptar o rechazar.
Validación
Finalización obligatoria, sin posibilidad de rechazo.
Firma
Ejecución legal: un actor firma o rechaza.
Un paso se completa una vez que se cumple su requisito de actor: "cualquiera" se completa con la primera decisión afirmativa de un actor elegible, "todos" exige que actúen todos los actores elegibles. Un solo rechazo finaliza el paso de inmediato.
Controles que se ejecutan automáticamente, no mediante revisión
Bloqueo secuencial, verificado dos veces
Un paso no es accionable solo porque existe: todos los pasos que lo preceden en la secuencia deben resolverse primero. Esto se aplica tanto si alguien intenta actuar sobre un paso antes de tiempo, como en la lista de “lo que está esperando por mí”, que solo muestra los pasos que son alcanzables en este momento.
Segregación de funciones
Activado de forma predeterminada: la misma persona que aprobó el paso de aprobación de un contrato no puede ser también quien firme su paso de firma, dentro de ese enrutamiento. Se verifica automáticamente, sin dejarlo a una revisión manual.
Elegibilidad que tiene en cuenta la delegación
Otorgue una delegación para un rango de fechas y cualquier persona que la asuma se vuelve elegible para actuar sobre los pasos de la persona ausente durante ese período, sin ningún cambio en la política subyacente. Las delegaciones se corrigen sustituyéndolas, nunca editándolas directamente, de modo que quién estaba autorizado a actuar en un día determinado siga siendo reconstruible más adelante.
Reenvío después de un rechazo
Un contrato rechazado puede reenviarse dentro del mismo enrutamiento (solo se reinician los pasos afectados) o, si su organización lo configura así, volver a enrutarse por completo desde cero según la política actual, lo que puede dar como resultado una plantilla diferente si las reglas han cambiado desde entonces.
Sepa antes de comprometerse
El mismo motor puede ejecutar una evaluación de prueba sobre la forma de un contrato hipotético (sin documento, sin flujo de trabajo iniciado) e indicarle quién tendría que aprobarlo y cómo se firmaría, antes incluso de que el contrato exista.
Un creador real, no un ticket de soporte
Los administradores de la organización crean y editan políticas mediante un creador real dentro de la aplicación (etapas y pasos como una lista estructurada), no mediante una solicitud de soporte a un proveedor para cambiar cómo funcionan las aprobaciones.
Con qué se conecta el motor
Registros de contratos
Lo que contiene un contrato (tipo, estado, entidad y unidad de negocio, valor, fechas) es lo que el motor usa para hacer la correspondencia.
Enrutamiento de firma electrónica
La misma política que enruta las aprobaciones también decide cómo se firma el contrato.
Notificaciones
En el momento en que un paso se vuelve procesable, quien sea elegible (incluido un delegado) se entera.
El motor está incluido en todos los planes
El motor de delegación de autoridad viene incluido en todos los planes. Consulte el precio por puesto de cada uno.