ContrayoSachez qui doit l'approuver, avant même d'avoir à le demander
Si vous faites partie du service juridique interne, ceci vous est probablement familier : un contrat arrive, et déterminer qui doit le valider (surtout lorsque plusieurs entités juridiques ou unités commerciales sont concernées) implique de consulter un tableur, de retrouver un vieil e-mail, ou simplement de demander autour de soi. Le moteur de matrice d'approbation de Contrayo répond à cette question de lui-même.
Une seule politique, appliquée automatiquement à chaque contrat
Votre organisation définit les critères — type de contrat, seuils de valeur, juridiction et entité juridique ou unité commerciale concernée — et Contrayo détermine, contrat par contrat, qui doit approuver et qui doit signer. Personne n'a besoin de se souvenir de la règle ni de la garder en tête, car c'est le moteur qui l'applique.
La correspondance entre unité commerciale et entité juridique tient compte de la hiérarchie, et non d'une correspondance exacte : une règle d'acheminement définie pour « Finance » s'applique aussi à tout ce qui se trouve sous Finance dans la structure de votre organisation, et il en va de même côté entité juridique pour les filiales signant sous une société mère. Si votre entreprise a une structure réelle — filiales, divisions, centres de coûts —, la politique suit cette structure au lieu de vous obliger à écrire une règle par nœud terminal.
Des contrôles qui tiennent, que quelqu'un s'en souvienne ou non
Séparation des tâches, appliquée automatiquement
Lorsque votre organisation l'active — ce qui est le comportement par défaut —, la personne ayant approuvé l'étape d'approbation d'un contrat ne peut pas également être celle qui le signe, dans le cadre de l'acheminement de ce contrat. C'est un contrôle qui dépendait autrefois de la vigilance de quelqu'un ; ici, il est appliqué par le système à chaque fois.
Étapes séquentielles et parallèles, au sein d'une seule politique
Une véritable chaîne d'approbation n'est souvent pas une simple liste linéaire : deux personnes doivent valider en parallèle, puis une troisième doit signer une fois que les deux premières ont terminé. Contrayo exprime cela dans une seule politique, et une étape ne peut être actionnée que lorsque tout ce qui la précède est réglé.
Une couverture qui ne nécessite pas de modifier la politique
Lorsque quelqu'un est absent, un administrateur accorde à un collègue la couverture de ses étapes d'approbation sur une période réelle. Le délégué devient automatiquement habilité pour cette fenêtre, et qui était autorisé à agir un jour donné reste reconstituable plus tard, y compris après une correction.
Un contrat rejeté ne perd pas sa place
Si un contrat est rejeté et revient révisé, il est resoumis dans l'acheminement déjà en cours par défaut : seules les étapes concernées sont réinitialisées, pas toute la chaîne. Une organisation qui souhaite une réévaluation complète par rapport à la politique en vigueur peut également configurer cette option.
Ce que contient une fiche de contrat Contrayo
Type, un statut que votre organisation nomme et ordonne elle-même (et non un flux fixe imposé par un fournisseur), contrepartie, entité signataire, unité commerciale, valeur avec une provenance explicite — saisie manuellement, extraite mais non confirmée, ou confirmée — et chaque date clé : entrée en vigueur, expiration, renouvellement automatique, échéance de préavis de résiliation. Un SOW peut faire référence au MSA qui le régit. C'est un seul endroit où chercher, et non une recherche dans un lecteur partagé et une dizaine de boîtes de réception. Cette distinction de provenance est suivie aujourd'hui sur chaque fiche ; l'utiliser pour conditionner les décisions d'acheminement est un travail de fond réel que le moteur a été conçu pour prendre en charge, mais qu'il n'applique pas encore.
Votre politique, votre outil de création — pas la file d'attente du support d'un fournisseur
Les politiques sont rédigées via un véritable outil de création structuré, intégré à l'application elle-même. Modifier la façon dont les approbations sont acheminées est une action que votre organisation effectue directement, avec gestion des versions, la politique précédente restant exactement telle quelle pour les contrats déjà acheminés sous celle-ci — et non une demande de changement déposée auprès d'un fournisseur en attendant qu'elle aboutisse. Avant même qu'un contrat ne soit créé, le même moteur peut aussi répondre directement à une question hypothétique : étant donné le profil d'un contrat, qui devrait l'approuver et comment serait-il signé.
Approfondissez son fonctionnement
Le moteur de délégation d'autorité (DoA)
Comment s'articulent les politiques versionnées, les modèles ordonnés par priorité et la délégation.
Fiches de contrat
Ce que contient la fiche, et comment la provenance de la valeur garantit un acheminement fiable.
Acheminement de la signature électronique
Comment se prend la décision entre signature native et signature tierce, et quelle est la limite réelle actuelle.
Pour les achats/opérations
Le même moteur, du point de vue de la personne qui fait avancer un accord.
Ce que ça coûte à votre équipe juridique
Un tarif réel par poste, publié dès maintenant — rien que le service juridique interne ait à rechercher.